Privacyverklaring

Contact

Vragen over je gegevens, of wil je iets laten aanpassen of wissen? Mail naar support@crewdeck.be. Sadoc beheert de app voor de eigenaars en bezorgt je vraag aan de juiste firma. We antwoorden binnen een maand.

Welke gegevens

• Wie je bent: naam, functie, ploeg, schip, e-mailadres, taal en de luchthaven waar je meestal vertrekt.
• Gevoelige gegevens: telefoonnummer, nationaliteit, adres, land en IBAN-rekeningnummer.
• Planning: wanneer je aan boord bent (diensten en rotaties).
• Reizen: je vliegtickets (vluchtgegevens, boekingsnummer en het ticket zelf als PDF of foto).
• Onkosten: je onkostennota's, bonnetjes (foto of PDF), kilometers en het rekeningnummer voor de terugbetaling.
• Werklijsten: werkpunten en foto's die je aan boord toevoegt, met wie het punt meldde.
• Toegangsaanvraag: wat je invult als je toegang vraagt (naam, schip, functie, telefoon, opmerking).
• Technisch: je inloggegevens (e-mail en tijdstip), een code van je toestel voor meldingen op je iPhone, en een logboek van de mails die de app stuurt.

Waarom

• Om je werk te organiseren: planning, wissels, reizen en werk aan boord (nodig voor je arbeidsovereenkomst).
• Om je onkosten terug te betalen en voor de boekhouding (wettelijke plicht).
• Om de app veilig en werkend te houden: inloggen, afschermen wie wat ziet, fouten opsporen (gerechtvaardigd belang).

We gebruiken je gegevens niet voor reclame en verkopen ze niet.

Wie ziet wat

• Jij: je eigen gegevens, planning, tickets en onkosten.
• Het schip (gedeeld account aan boord): de namen en planning van de eigen bemanning, en de werklijsten van dat schip. Geen telefoon, adres, IBAN of onkosten.
• Kantoor – planner: planning, schepen, werklijsten en tickets. Geen gevoelige gegevens en geen onkosten.
• Kantoor – beheerder: alles, ook de gevoelige gegevens en de onkosten.

Dienstverleners

Voor de app werken we met deze bedrijven. Ze verwerken gegevens alleen voor ons en volgens een verwerkersovereenkomst:

• Supabase – databank en bestanden, in de EU (Stockholm).
• Vercel – hosting van de app. Kan gegevens buiten de EU verwerken, met de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.
• Google (Gmail) – het versturen van inlogcodes en meldingen per mail.
• Apple – meldingen op je iPhone en de iPhone-app.
• Sentry – foutmeldingen van de app, in de EU, zonder namen, e-mailadressen of IP-adressen.

Hoe lang

• Zolang je bij ons werkt, bewaren we wat nodig is voor je werk.
• Na je vertrek: telefoon, adres, nationaliteit en IBAN wissen we binnen 3 maanden.
• Planning en vliegtickets: tot 1 jaar na je vertrek. Dan wissen we ook je naam bij werkpunten die je meldde of afwerkte; de werkpunten zelf horen bij het schip.
• Onkostennota's en bonnetjes: 7 jaar, want de boekhouding moet die zo lang bewaren.
• Een geweigerde toegangsaanvraag wissen we na 3 maanden, een aanmelding zonder account na 3 maanden zonder gebruik, het logboek van verstuurde mails na 1 jaar.
• Na je vertrek kun je niet meer inloggen. Dit wissen gebeurt elke nacht automatisch. Back-ups bewaren we 30 dagen; daarna is wat gewist is ook daar weg.

Beveiliging

Inloggen gaat met een eenmalige code per mail, zonder wachtwoord. Elke rol ziet alleen wat ze nodig heeft; dat wordt in de databank zelf afgedwongen en automatisch getest. Gegevens worden versleuteld verstuurd en opgeslagen. Zonder bereik bewaart de app wat je invult en de laatst geladen gegevens op je toestel, tot alles verstuurd is of tot je afmeldt.

Jouw rechten

Je mag je gegevens inkijken, laten verbeteren of wissen, een kopie vragen, het gebruik laten beperken of bezwaar maken. Mail daarvoor naar support@crewdeck.be. Je naam, telefoon en luchthaven kun je ook zelf aanpassen onder 'Mijn account'. Daar kun je ook je account zelf verwijderen.

Ben je het niet eens met hoe we met je gegevens omgaan, dan kun je klacht indienen bij de privacytoezichthouder van je land, bijvoorbeeld de Gegevensbeschermingsautoriteit in België of de CNPD in Luxemburg.